ここでは「各部門で並行して棚卸しを実施するための設定方法」について説明します。
概要
お客様から「複数の部門で並行して棚卸しはできないのか？」というご質問をよくいただいております。
コンビベースは仕様上、同時に複数の棚卸しイベントを進行させることができません。
ですが、以下の設定・操作をしていただくことで、
「ひとつの棚卸しイベントで、複数部門の棚卸しを並行して実施すること」が可能になります。
これによって、各部門の担当者様が、それぞれのタイミングで棚卸しの実行・完了が行えますので、部門や物品数が多いお客様は是非お試しください。
設定編
まず、「ログインしたメンバーの所属部門の物品を表示するビュー」（以下、管理部門別ビュー）を作成します。
このビューは、同じ一つのビューですが、ログインするメンバーによって表示内容が変わるビューです。
例えば、経理部に所属するメンバーには経理部の物品が表示され、総務部に所属するメンバーには総務部の物品が表示されます。
設定手順は以下になります。
１．メンバーテーブルに、"所属部門"を表す項目を作成する。
※項目追加の詳しい操作については、以下のユーザーガイドをご参照ください。
マニュアル：「Convi.BASE ユーザーガイド」－「テーブルの管理項目を設定する」
２．物品テーブルに、"管理部門"を表す項目を作成する。（１．と同様の手順）
３．管理部門別ビューを作成する。
このとき、「ビューの元テーブル・ビュー」に物品テーブルを指定し、「ログインメンバー条件」を以下のように設定する。
項目 条件 値
管理部門 ＝＝ 所属部門
※ビュー作成の詳しい操作については、以下のユーザーガイドをご参照ください。
マニュアル：「Convi.BASE ユーザーガイド」－「ビューの追加」
４．「役割管理」で、該当の役割（当ビューを使用するメンバー）の「管理部門別ビュー」の「参照」・「更新」権限をONにする。
※上記は、ビューを閲覧する・物品を棚卸し対象にするための最低限の役割になります。
※役割の編集の詳しい操作については、以下のユーザーガイドをご参照ください。
マニュアル：「Convi.BASE ユーザーガイド」－「役割の編集」
これにより、「ログインしたメンバーの所属部門の物品を表示するビュー」が作成できます。
棚卸し操作編
「管理部門別ビュー」を使った棚卸しでは、大まかに以下の流れを踏みます。
- 管理者が、棚卸しイベントを作成する
- 各部門の担当者が、棚卸しを実施し、自部門の棚卸しを完了する
- 全部門の棚卸し完了後、管理者が棚卸しイベントを完了する
詳しい手順は以下になります。
１．管理者が棚卸しイベントを追加・開始する。
※棚卸しイベントの追加・開始の詳しい操作については、以下のユーザーガイドをご参照ください。
マニュアル：「Convi.BASE 棚卸し管理オプションユーザーガイド」－「棚卸しイベントの追加」
２．各部門の担当者が「管理部門別ビュー」で物品を棚卸し対象にする。
※棚卸し対象設定の操作については、以下のユーザーガイドをご参照ください。
マニュアル：「Convi.BASE 棚卸し管理オプションユーザーガイド」－「棚卸し対象設定」
３．iOS端末やハンディリーダーに棚卸しデータを送り、ラベルの読み取りを行う。
★注意★
iOS端末を使用する場合は、ビュー選択で「管理部門別ビュー」を選択してください。
４．読み取り完了後、棚卸しデータをConvi.BASEに送り、「棚卸し実施状況」及び「棚卸し未実施一覧」で自部門の棚卸し結果を確認する。
このとき、「管理部門別ビュー」＞「≡」ボタンから遷移した「棚卸し実施状況」及び「棚卸し未実施一覧」で確認を行う。
５．「棚卸し実施状況」で各データの判定完了後、「管理部門別ビュー」＞「≡」ボタンから遷移した「棚卸し実施状況」で「棚卸し完了」を行う。
これにより自部門の棚卸しが完了します。
６．各部門で２～６を行い、すべての部門で棚卸しが完了したら、管理者が左メニューの「棚卸し管理」＞「棚卸しを開く」から遷移した「棚卸し実施状況」画面で「棚卸し完了」を行う。
これにより、「棚卸しイベント」（全体の棚卸し）が完了します。
ご不明点がありましたらお気軽にヘルプセンターまでお気軽にお問い合わせください。
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